PLANINSKA
ZVEZA
SLOVENIJE


sreda, 28. oktober 2020, ob 7.30 uri

Izvedba sej odborov in zbora članov na daljavo

Ob poslabšanju zdravstvenih razmer in ponovno razglasitvijo epidemije, se nevladne organizacije ponovno soočamo z vprašanjem možnosti izvedbe svojih organov na daljavo, čeprav te možnosti akti ne predvidevajo. V nadaljevanju povzemamo navodila za izvedbo zborov članov in drugih sej organov društev in klubov na daljavo, katera je pripravil Center za informiranje, sodelovanje in razvoj nevladnih organizacij (CNVOS).

Tehnična izvedba sej organov v aktih nevladnih organizacij pogosto sploh ni točno določena, kar pomeni, da je lahko izvedba na daljavo, denimo z videokonferenco, že v osnovi skladna z akti. Izvedba na daljavo je neskladna z akti zgolj v primeru, če pri tako izvedbi res ni mogoče upoštevati vseh pravil. Smiselno je torej najprej pogledati vsebino aktov in preveriti, ali je mogoče z izvedbo na daljavo upoštevati vsa pravila.

Če pravila nevladne organizacije vendarle predvidevajo le izvedbo seje organa z osebnim srečanjem v živo, pa seveda v normalnih razmerah izvedba sej na daljavo ni možna brez spremembe temeljnega akta ali pravilnikov.

V tem primeru so trenutne izjemne okoliščine tiste, ki lahko upravičijo kršitev pravila o osebnem srečanju in drugih s tem povezanih pravil. Trenutne okoliščine namreč onemogočajo normalno izvedbo sej v živo - tako zaradi predpisov, kot tudi zato, ker izvedba seje v živo glede na trenutno stanje pomeni nesorazmerno tveganje za zdravje članov. V okoliščinah, v katerih se nahajamo, bi ne glede na pravila društva tako lahko celo ugotovili, da bi izvedba seje z osebnim srečanjem (ki je sicer v skladu s pravili) bolj omejevala pravico člana do odločanja kot pa izvedba prek spleta, saj bi član za odločanje z osebno navzočnostjo moral nesorazmerno tvegati svoje zdravje.

Pri odločanju je tako treba predvsem pretehtati oziroma primerjati interese društva ali kluba, njegovih članov in uporabnikov na eni strani in interese, ki se varujejo z izvedbo na daljavo, na drugi.

Vzemimo za primer zbor članov društva. Če se z izvedbo na daljavo ne krši nobeno pomembno pravilo, ki bi resno posegalo v pravice članov do odločanja, hkrati pa izvedba seje v živo, ki je po pravilih, krši priporočila inštitucij, ogroža javno zdravje in zdravje članov, v najslabšem primeru pa od članov celo terja kršitev predpisov, je seveda izvedba na daljavo lahko upravičena, medtem ko izvedba v živo ni. Pomembno pri presoji je tudi to, ali je odločitev v danem trenutku nujna - ali je torej seja v tistem trenutku nujna za zaščito interesov članov in društva, ali je bolj smiselna odložitev seje do izteka izjemnih razmer. Glede na to, da te izjemne razmere utegnejo trajati še precej časa, je pogosto v interesu društva, da se seja opravi.

Podoben razmislek s tehtanjem interesov je smiselno opraviti v celotnem času izjemnih razmer. Seja zbora članov na daljavo je lahko upravičena tudi, če inštitucije zbiranje zgolj odsvetujejo oz. bi s sejo v živo kršili priporočila ali če presodite, da bi seja v živo predstavljala posebno tveganje (če so denimo nekateri člani v rizični skupini). na daljavo lahko upravičena.

Kako izvesti sejo na daljavo zaradi izjemnih razmer?
  • Na dnevni red seje na daljavo umestite le zadeve, o katerih mora organ nujno odločati.
  • Članom pošljete obvestilo o sklicu seje. Navedite, da se bo seja organa zaradi preprečevanja širitve okužbe s koronavirusom in ob upoštevanju predpisanih ukrepov ter priporočil NIJZ izjemoma izvedla na daljavo. Obvestilo pošljete na klasičen način, s katerim sklicujete sejo organa.
  • Pri sklicu in izvedbi seje ter glasovanja na daljavo smiselno uporabljajte vsa druga pravila, ki veljajo za običajne seje organa.
  • V obvestilu članom organa določite in pojasnite tehnični način izvedbe seje, tj. kakšen bo način razprave in glasovanja (na primer po navadni pošti, po elektronski pošti na določen naslov, na konferenčnem klicu).
  • Obvestilu priložite vsa gradiva, ki so potrebna za odločanje.
  • Če boste glasovanje izvedli pisno (po elektronski ali navadni pošti), v obvestilu določite rok trajanja seje oziroma rok za glasovanje o predlaganih sklepih. Priporočljivo je, da je rok za glasovanje vsaj tri dni, če se glasuje po elektronski pošti, oz. vsaj pet do sedem dni, če se glasuje po navadni pošti. Nekaj dodatnih dni dopustite še za razpravo. Če se seja prične takoj (tako da se seja prične kar s samim sklicem), pri določitvi roka za glasovanje upoštevajte tudi rok za sklic seje organa (rok od sklica seje do poteka glasovanja ne sme biti krajši od roka za sklic seje, ki je določen v statutu).
  • Tudi pri seji, ki v celoti poteka pisno, omogočite razpravo pred glasovanjem tako, da zberete stališča članov organa. Članom omogočite dostop vse do roka za glasovanje (npr. pripombe objavite na spletu, jih posredujete po elektronski pošti, ...). Za razpravo lahko določite tudi poseben rok, do katerega lahko člani pošljejo svoje komentarje. Iz praktičnih razlogov lahko določite tudi, da razprava in glasovanje potekata istočasno. Pri izvedbi seje po elektronski pošti bodite pozorni na pravila varstva osebnih podatkov - ne smete razkriti elektronskega naslova posameznikov drugim, če za to nimate soglasja ali druge podlage. Zato obvestila pošiljajte v t.i. skriti kopiji.

Vir: CNVOS

koronavirus_585_n
https://www.pzs.si/novice.php?pid=14624 24. 1. 2021